En resumen
- Las aprobaciones se atascan cuando el cliente no sabe qué le pides, tiene demasiadas decisiones a la vez o no es quien decide.
- Acordad las reglas antes de la primera revisión: una persona que decide, un número de rondas, un plazo de respuesta.
- Un vídeo de revisión responde a las preguntas del cliente antes de que las haga: qué ha cambiado, por qué y qué no está en revisión.
- Ofrece dos opciones como mucho, recomienda una y di qué cuesta cada una.
- Termina con una sola decisión y una fecha, y haz que el «sí» sea una respuesta de una palabra.
El proceso de aprobación del cliente va lento por motivos previsibles: el cliente no tiene claro qué le pides, hay demasiadas decisiones a la vez o necesita otra ronda solo para entender tus decisiones. Un vídeo de revisión corto resuelve la mayoría. Enseña el trabajo en contexto, explica el porqué, ofrece opciones solo cuando haya una elección real y termina con una sola petición de decisión y una fecha límite.
Por qué se atascan las aprobaciones
La mayoría de los retrasos vienen de unas pocas causas, y ninguna es que el cliente sea difícil:
- La petición no está clara. «Aquí tienes la nueva versión» puede significar «échale un vistazo», «coméntala» o «apruébala». El cliente elige la menos urgente.
- Demasiadas decisiones a la vez. Diez puntos abiertos reciben respuesta cuando el cliente tiene una hora libre, que puede ser la semana que viene.
- Falta contexto. El cliente no sabe por qué se ha movido el menú, así que lo pregunta, y eso es una ronda.
- La persona equivocada. A tu contacto le gusta, pero quien decide es el fundador, y no lo ha visto.
- Sin fecha. Una petición sin fecha límite se suma al resto de su lista de pendientes.
- Feedback vago. El «dale más vidilla» llega cuando el cliente no sabe qué es lo importante, y se convierte en otra ronda de adivinanzas.
Acordad las reglas antes de la primera revisión
Las aprobaciones más rápidas se preparan en el arranque, no se persiguen después. Ponlas en la propuesta o en las notas de la reunión de arranque:
Reglas de aprobación que acordar de entrada
- Una persona que da el sí definitivo, con nombre y apellido.
- Cuántas rondas de revisión incluye cada entregable y cuánto cuestan las adicionales.
- En cuánto tiempo responde el cliente a una revisión, por ejemplo en dos días laborables.
- Qué significa «aprobado»: el trabajo pasa a la siguiente fase y los cambios posteriores son peticiones nuevas.
- Dónde se aprueba: en un solo hilo de email o un solo canal, no en cinco.
Si tu agencia tiene estas reglas por escrito, la guía del vídeo asíncrono para agencias explica cómo convertirlas en una política que siga el equipo entero.
Graba una revisión que responda a las preguntas de antemano
Cada pregunta que el cliente tiene que hacer es una ronda de revisión. Un buen vídeo de revisión las responde antes de que surjan:
- Qué enseñas. «Segunda ronda de la ficha de producto, en ordenador y en móvil».
- Qué ha cambiado desde la última vez, con lo antiguo y lo nuevo uno al lado del otro si puedes.
- Por qué cada decisión. Relaciónala con el brief: «Hemos subido las reseñas porque el brief dice que la confianza es la principal objeción».
- Qué no está en revisión. «Los textos siguen siendo provisionales, de momento no los tengas en cuenta». Solo con esto te ahorras una ronda.
- La única decisión que necesitas.
Graba sobre lo real: el entorno de pruebas en el navegador, el prototipo, la vista móvil. Para la técnica completa del recorrido, lee cómo presentar un diseño a un cliente sin reunión, y para los comentarios en ambas direcciones, cómo dar feedback de diseño en vídeo.
Enseña opciones solo cuando haya una elección real
Las opciones parecen un detalle, pero cada una es una decisión que el cliente tiene que tomar. Tres o cuatro versiones vuelven a menudo como «¿podemos combinar la cabecera de la B con los colores de la C?», y ya estás en la tercera ronda.
Ofrece dos opciones cuando la elección sea real y dependa del cliente: su presupuesto, su marca, sus prioridades. Di cuál recomiendas y por qué. Cuando no haya una elección real, enseña una versión y explícala.
Explica los compromisos
Los clientes aprueban antes cuando entienden a qué renuncian. Nombra el coste de cada opción en sus términos, como en este ejemplo para una ficha de producto:
| Opción | Qué consigues | Qué cuesta |
|---|---|---|
| A: galería de fotos grande | Más productos visibles a la vez | Más lenta en el móvil, más fotos que producir |
| B: una imagen principal por producto | Página más rápida, más fácil de actualizar | Menos productos en la primera pantalla |
Diez segundos de «la opción A luce más, pero tu equipo tendrá que hacer seis fotos por producto» te ahorran una ronda de «¿podemos ver la A con menos fotos?». Cuando el compromiso es de dinero, presentar el presupuesto al cliente en vídeo funciona igual.
Termina con una sola petición de decisión y una fecha
Los últimos treinta segundos del vídeo hacen la mayor parte del trabajo. Pide una decisión, di qué pasa después del sí y da una fecha.
Petición de aprobación al final de una revisión
Los últimos 30 segundos de un vídeo de revisión · Unos 30 segundos
Pues esta es la segunda ronda. Una decisión por tu parte: ¿seguimos adelante con la opción A para la ficha de producto? Si es que sí, respóndeme solo «sí» y el lunes empezamos a desarrollarla.
Si hay algo que cambiar, con una lista corta es perfecto, y te mando una versión final dos días después. Me vendría bien saber de ti antes del jueves a mediodía, para mantener la fecha de publicación.
Después escribe la misma pregunta en el mensaje con el enlace. Algunos clientes responden a partir del texto sin ver el vídeo hasta el final, y no pasa nada.
Hola, Sofía, aquí tienes la segunda ronda de la ficha de producto (3 min), con las dos maquetaciones y lo que implica cada una.
Una decisión: ¿seguimos adelante con la opción A? Si es que sí, respóndeme solo «sí» y el lunes empezamos a desarrollarla. Si hay algo que cambiar, con una lista corta es perfecto. Antes del jueves a mediodía mantenemos la fecha de publicación.
https://justrec.app/v/k3f9Qa
Haz que el «sí» sea fácil
Cuanto más fácil sea la respuesta, antes llega:
- Respuestas de una palabra. «Respóndeme sí, o dime qué cambio».
- Preguntas numeradas. Si hay dos decisiones, numéralas, para que el cliente pueda responder «1 sí, 2 la azul».
- Sin cuenta para verlo. Si el cliente tiene que registrarse para ver el vídeo, algunos no lo harán.
- Di qué viene después. El «sí» es más fácil cuando el cliente sabe que significa «el lunes empieza el desarrollo», no «te quedas con esto para siempre».
Recordatorios que funcionan
La mayoría de las aprobaciones atascadas se desbloquean con uno de estos, en este orden:
En la fecha límite, sin respuesta
La pregunta otra vez, en una línea de texto
«¿Te parece bien que desarrollemos la opción A?»
Dos días laborables después
Pregunta quién más tiene que verlo
«¿Hay alguien más que debería verlo antes de que decidas?». Ofrece también una llamada de diez minutos.
Si llega un feedback vago
Un vídeo de un minuto con cómo lo has entendido
«He entendido “más moderno” como una tipografía más ligera y más espacio en blanco, así. ¿Es eso?»
Después de la aprobación
Una confirmación por escrito
Qué se ha aprobado, en qué fecha y qué empieza a continuación.
La confirmación por escrito es lo más importante. Convierte un «me parece bien» en un chat en un registro claro, y es lo que señalarás si más adelante se cuestiona el alcance. Para las reglas generales del seguimiento, lee cómo conseguir que tus clientes vean de verdad tus vídeos.
Cuándo el vídeo no lo acelera
Algunas aprobaciones necesitan una reunión: un cambio de marca en el que tienen que estar de acuerdo cinco personas, una decisión que cambia el presupuesto o un cliente descontento con la dirección. Envía el vídeo como material previo y decidid en la llamada; explicamos por qué en cuándo no enviar un vídeo a un cliente.
Para lo demás, un vídeo de revisión con una pregunta clara al final suele ser el camino más corto hacia un sí. La guía completa del vídeo asíncrono con clientes muestra dónde encajan las aprobaciones en el resto del proyecto, y nuestra página para agencias explica cómo se encarga JustRec del envío.
Preguntas frecuentes
¿Cómo consigo que los clientes aprueben el trabajo más rápido?
Pide una decisión cada vez, con fecha, y facilita la respuesta: un «sí» o una lista corta de cambios. Explica de entrada los motivos de tus decisiones para que el cliente no necesite otra ronda para preguntarlos.
¿Cuántas rondas de revisión debe incluir un proyecto?
No hay un número estándar, pero acordadlo antes de empezar y escríbelo en la propuesta, por ejemplo dos rondas por entregable, con las rondas adicionales presupuestadas aparte.
¿Debo dar a los clientes varias opciones para elegir?
Solo cuando haya una elección real. Dos opciones con una recomendación consiguen una decisión más rápida que tres o cuatro, que a menudo acaban en una mezcla de todas.
¿Qué hago si el cliente no responde a una petición de aprobación?
En la fecha límite, repite la pregunta por escrito. Si sigue sin responder, pregúntale si alguien más tiene que verlo antes de decidir y ofrécele una llamada corta.
¿El silencio puede contar como aprobación?
Solo si lo habéis acordado antes, a ser posible en el contrato. No lo anuncies a mitad de proyecto: suena a presión y puede abrir un conflicto.
