Come inviare un video pesante a un cliente (email, WhatsApp, Slack)

Per inviare video pesanti a un cliente, non allegarli: caricali in un posto che ti dia un link, controlla che il link si apra senza account e senza richiesta di accesso, e incollalo nell’email, nel messaggio WhatsApp o su Slack. Gli allegati email si fermano intorno ai 25 MB, che pochi minuti di registrazione dello schermo superano facilmente. Le app di chat accettano file più grandi, ma il cliente deve scaricarli e il file resta nella chat per sempre.

Qui sotto: i limiti di ogni canale, le opzioni a confronto, i problemi di permessi che stanno dietro a “non riesco ad aprirlo” e perché un link con scadenza è adatto alla maggior parte dei video per i clienti.

I limiti degli allegati per canale

Questi limiti cambiano ogni tanto, quindi prendili come indicazione.

Canale	Limite per un file o un messaggio	Cosa succede oltre
Gmail (personale)	25 MB per messaggio	Gmail toglie l’allegato e al suo posto inserisce un link di Google Drive
Gmail (Google Workspace)	Lo decide l’amministratore	Dipende dall’azienda
Outlook.com	25 MB per email, testo e allegati insieme	Puoi condividere invece un link di OneDrive (file collegati fino a 2 GB)
App Outlook con un account internet	20 MB	Microsoft consiglia di caricare il file su un servizio cloud e mandare il link
Outlook con Exchange (aziendale)	10 MB di default	Come sopra, o chiedi all’amministratore
Apple Mail con Mail Drop	Allegati fino a 5 GB	Inviati come link che scade dopo 30 giorni
WhatsApp, inviato come video	Dimensione limitata, e il video può essere compresso	Mandalo invece come documento
WhatsApp, inviato come documento	2 GB	Usa un link
Slack	1 GB per file	Usa un link

Dalle pagine di assistenza di ciascun servizio, verificato a novembre 2026. I limiti per i video su WhatsApp dipendono dal telefono e dalla connessione: vedi il suo centro assistenza.

Due cose saltano all’occhio. I limiti dell’email valgono per tutto il messaggio, quindi lo spazio reale per un video è un po’ meno del numero indicato. E anche chi riceve ha dei limiti: Apple segnala che l’app di posta del destinatario può avere un limite più basso, che impedisce all’allegato Mail Drop di arrivare. Su WhatsApp, dimensione e qualità di un video inviato come file multimediale non sono numeri fissi; controlla il centro assistenza di WhatsApp sull’invio di file multimediali per il tuo telefono.

Perché gli allegati sono lo strumento sbagliato per i video ai clienti

Anche quando un video ci sta, mandare il file ha dei costi che ricadono sul cliente.

• Deve scaricarlo prima di poterlo guardare. Dal telefono, con un file da 300 MB, spesso ci si ferma lì.
• Gli riempie la casella di posta o la chat. Alcune aziende hanno quote sulle caselle; un video su WhatsApp occupa spazio sul telefono.
• Non sparisce mai. Un file in una casella di posta o in una chat resta lì per anni, compreso tutto quello che c’era sul tuo schermo: la scheda di un altro cliente, un pannello di amministrazione con i nomi veri dei clienti.
• Si inoltra facilmente. Un allegato viaggia con il thread dell’email, verso persone che non hai mai conosciuto.

Un link risolve quasi tutto questo. Il cliente clicca, il video parte nel browser, e sei tu a decidere per quanto resta disponibile.

Le opzioni a confronto

Opzione	Cosa riceve il cliente	Si guarda nel browser	Per quanto resta online
Allegato email	Un file nella casella di posta	✗ deve scaricarlo	Per sempre, nella sua casella
File su WhatsApp o Slack	Un file nella chat	~ dipende dall’app e dalla dimensione	Per sempre, nella chat
Link a un cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox)	Un link a una pagina del cloud	~ di solito, se i permessi sono giusti	Finché non lo cancelli
Servizio di trasferimento (WeTransfer)	Una pagina di download	✗ pensato per scaricare	Dipende dal piano
Link di un registratore dello schermo	Una pagina con il video	✓	Dipende dallo strumento: per sempre o fino alla scadenza

Link a un cloud

È l’opzione che quasi tutte le agenzie hanno già. Carichi il file su Google Drive, OneDrive o Dropbox, copi il link di condivisione e lo incolli nel messaggio. Funziona bene se imposti i permessi giusti (vedi sotto), ed è un buon posto per i file che il cliente deve conservare, come il montaggio finale di un video promozionale.

I suoi punti deboli per i video di tutti i giorni: ogni volta devi caricare il file e impostare la condivisione, il video resta nel tuo cloud finché non ti ricordi di cancellarlo, e il cliente arriva su una pagina del cloud invece che su un video.

Servizi di trasferimento

WeTransfer e servizi simili sono fatti per spostare file grandi da una persona all’altra, e lo fanno bene. Hanno senso quando al cliente serve il file vero e proprio, per esempio un video da pubblicare sui suoi canali. I piani gratuiti hanno dei limiti: secondo il suo centro assistenza, il piano gratuito di WeTransfer consente 10 trasferimenti o 3 GB in totale in ogni periodo mobile di 30 giorni.

Per una revisione del design di tre minuti sono più di quanto ti serve. Il cliente riceve un download, non qualcosa da guardare con un clic.

Link di un registratore dello schermo

Se registri con uno strumento che carica il video quando premi stop e ti dà un link, salti esportazione, caricamento e condivisione. La domanda da farsi è cosa succede al video dopo: resta per sempre in un archivio nel cloud, o il link scade?

Gli errori di permessi

Quando un cliente scrive “non riesco ad aprirlo”, quasi sempre si tratta di uno di questi casi.

Anteprime dei link: perché contano

Quando incolli un link su WhatsApp, Slack o Mail, l’app prova a mostrare un’anteprima con un titolo e un’immagine. Una buona anteprima dice al cliente di cosa parla il video prima ancora che clicchi, e fa sembrare il messaggio voluto invece che spam.

Le anteprime non compaiono sempre. Il centro assistenza di Slack spiega che un link può non espandersi se la pagina non fornisce i dati per l’anteprima o se rimanda a una pagina o a un file privato. Un link di Drive con accesso limitato, in altre parole, di solito arriva come un indirizzo nudo e crudo.

Qualunque cosa mandi, scrivi accanto al link una riga che dica cos’è e cosa ti serve:

Homepage, secondo giro, 3 minuti. Mi confermi l’header entro venerdì?

https://justrec.app/v/k3f9Qa

Homepage, secondo giroJustRec · 3:04

Il resto di quel messaggio lo trattiamo in come far guardare davvero i tuoi video ai clienti.

Perché un link con scadenza è l’opzione più pulita

La maggior parte dei video per i clienti ha vita breve. Una revisione del design viene superata dal giro successivo; la segnalazione di un bug serve finché il bug non è risolto. Eppure con allegati e link di Drive ognuno di quei video resta da qualche parte per anni.

Un link con scadenza rispecchia come si usano davvero i video per i clienti. Il cliente lo guarda nel giro di pochi giorni, la copia online viene poi cancellata e i link vecchi smettono di funzionare da soli, comprese le copie inoltrate. Tu tieni l’originale, quindi puoi rimandarlo se qualcuno lo chiede. Spieghiamo il ragionamento in perché i link video con scadenza sono più sicuri.

Non tutti i video funzionano così. Il materiale di formazione e le consegne che il cliente riguarderà per mesi hanno bisogno di una sede permanente, per esempio una cartella condivisa di proprietà del cliente. La nostra guida alla consegna del sito con un video spiega dove conservarli.

Se devi comunque mandare il file

A volte il cliente ha davvero bisogno dell’MP4: per pubblicarlo, per archiviarlo, o perché la sua azienda accetta solo allegati. In quel caso:

• Prima rendilo più leggero. Abbassa la risoluzione o taglia i tempi morti all’inizio e alla fine. La nostra guida per ridurre le dimensioni di una registrazione dello schermo su Mac spiega come.
• Usa l’opzione per i file grandi del canale stesso: Mail Drop in Apple Mail, un link di Drive in Gmail, un link di OneDrive in Outlook, un documento su WhatsApp.
• Dai al file un nome chiaro, con cliente, argomento e data, così potrà ritrovarlo.
• Controlla cosa c’è sullo schermo prima di mandare qualcosa che resterà nella sua casella di posta per anni. La checklist sulla privacy nella registrazione dello schermo richiede un minuto.

Per capire come l’invio dei video si inserisce nel lavoro con i clienti nel suo insieme, leggi la nostra guida ai video asincroni per comunicare con i clienti, oppure guarda come lo affrontiamo in inviare video ai clienti.