En resumen
- Un vídeo de onboarding de clientes es una grabación corta que envías justo después de que el cliente firme, para que el proyecto empiece con expectativas claras en lugar de con un email larguísimo.
- Divídelo en una pequeña serie: bienvenida, qué necesitamos de ti, el calendario, cómo nos comunicamos y cómo dar feedback.
- Que cada vídeo dure uno o dos minutos, y graba una sola vez las partes reutilizables; personaliza solo los primeros segundos.
- Acompaña cada vídeo con una versión escrita de lo esencial: las listas, las fechas y los enlaces siguen siendo cosa del texto.
Un vídeo de onboarding de clientes es una grabación corta que envías justo después de que el cliente firme: le da la bienvenida, explica qué necesitas de él, enseña el calendario y fija las reglas de cómo os vais a comunicar y cómo debe dar feedback. La mayoría de las agencias y los freelancers lo hacen con un email de arranque o un PDF. Una serie de cuatro o cinco vídeos de uno o dos minutos cada uno hace lo mismo, y el cliente de verdad lo asimila.
Por qué hacer el onboarding de clientes en vídeo
El principio del proyecto es cuando evitar malentendidos sale más barato. También es cuando los clientes están más atentos: acaban de firmar y quieren saber qué pasa ahora.
Un documento de arranque se suele leer en diagonal. Un vídeo deja que el cliente oiga tu tono, vea las herramientas que vas a usar y ponga cara a los nombres. Además te obliga a ser breve, porque nadie quiere grabar en voz alta un PDF de 20 páginas.
Aun así, el vídeo no es el formato adecuado para cualquier cosa de esta fase. Las listas de archivos que enviar, los datos de acceso y las fechas tienen que estar también por escrito, para que el cliente pueda copiarlos. Usa el vídeo para explicar y el texto para dejar constancia.
La serie de vídeos de onboarding de un vistazo
Cinco vídeos cortos cubren lo que necesitan la mayoría de los proyectos. Envíalos en los primeros días, no todos en el mismo email.
| Vídeo | Cuándo enviarlo | Duración | Qué cubre |
|---|---|---|---|
| 1. Bienvenida | El día que firma | Alrededor de 1 minuto | Agradecimiento, quién forma el equipo, qué pasa esta semana |
| 2. Qué necesitamos de ti | El mismo día o el siguiente | 1–2 minutos | Contenidos, archivos, accesos y decisiones, con fechas |
| 3. El calendario | Antes del primer hito | Unos 2 minutos | Fases, rondas de revisión, qué pasa si se mueven las fechas |
| 4. Cómo nos comunicamos | La primera semana | 1–2 minutos | Canales, tiempos de respuesta, cuándo llamamos |
| 5. Cómo dar feedback | Antes de la primera revisión | 1–2 minutos | Una lista, una persona, una fecha, vídeos bienvenidos |
Si trabajas solo, los vídeos 1 y 4 pueden ser uno; nuestra página para freelancers muestra cómo encaja JustRec en un estudio de una sola persona. En las agencias con project manager, los vídeos 3 y 4 los suele grabar esa persona.
Vídeo 1: bienvenida y quién hace qué
Que este sea personal. Grábalo para cada cliente, con su nombre y el proyecto en la primera frase.
- Dale las gracias, en pocas palabras. Con una frase basta.
- Di de quién va a recibir noticias y sobre qué: «Yo me encargo de las dudas de diseño, Marta lleva el calendario».
- Di qué pasa esta semana y qué va a recibir a continuación.
En este enseña tu cara, aunque ocultes la cámara en los demás. Es lo más parecido a un apretón de manos.
Hola, Pablo, te mandamos un minuto de bienvenida del equipo: de quién vas a tener noticias y qué pasa esta semana. Abajo tienes por escrito la lista de lo que necesitamos de ti, con una fecha junto a cada punto.
https://justrec.app/v/k3f9Qa
Vídeo 2: qué necesitamos de ti
Este es el vídeo que más tiempo ahorra. Los proyectos se atascan cuando faltan los contenidos, y los clientes a menudo no saben qué significa «contenidos» hasta que se lo enseñas.
Comparte la pantalla con una carpeta compartida o un checklist y recórrelo. Puntos habituales en un proyecto web:
Lo que solemos pedir en el arranque
- Los archivos del logo, en el formato original si lo tiene
- El manual de marca, los colores y las tipografías, si existen
- Los textos de las páginas principales, o la persona que los va a escribir
- Las fotos y los derechos para usarlas
- Acceso al dominio, al hosting y a la web actual
- Acceso a la analítica y a las herramientas de búsqueda, si los vas a necesitar
- Una persona que pueda aprobar las decisiones
Pon una fecha a cada punto y di qué pasa si llega tarde: «Si los textos llegan después del día 20, la publicación se retrasa los mismos días». Decirlo ahora, con calma, es mucho más fácil que decirlo después.
Vídeo 3: el calendario
Enseña el plan en pantalla, con la herramienta que uses, y recórrelo fase por fase. Señala los momentos en los que el cliente tiene que hacer algo: rondas de revisión, aprobaciones, fechas de entrega de contenidos.
Explica cuántas rondas de revisión están incluidas y qué cuenta como una ronda. Aquí es donde suelen empezar los desacuerdos sobre el alcance, así que sé concreto: «Cada ronda es una lista única de cambios por vuestra parte y después una nueva versión por la nuestra».
Vídeo 4: cómo nos comunicamos
Dile al cliente dónde escribir, cuánto tardas en responder y cuándo vas a coger el teléfono. Por ejemplo:
- email para lo que necesite una decisión o tenga una fecha;
- un canal de chat para las dudas rápidas;
- una actualización semanal en vídeo en lugar de una reunión de seguimiento;
- una llamada en directo para el arranque, para lo urgente y cuando algo sale mal.
Si tienes estas reglas por escrito, enlázalas debajo del vídeo. Nuestra plantilla de política de comunicación asíncrona es un punto de partida que puedes adaptar.
Vídeo 5: cómo dar feedback
La mayoría de las rondas de revisión salen mal porque el feedback llega a trozos, de varias personas y por varios canales. Explica cómo lo prefieres:
- una persona recoge el feedback de su equipo;
- una lista por ronda, enviada antes de una fecha;
- los comentarios sobre la propia página o el diseño valen, si usáis una herramienta que lo permita;
- una grabación de pantalla corta es bienvenida cuando algo es difícil de describir.
Este último punto compensa durante el proyecto entero. Si enseñas una vez al cliente a grabar su pantalla, los reportes de bugs y los comentarios de diseño se vuelven mucho más claros. Nuestras guías de feedback de diseño en vídeo y de cómo conseguir que tus clientes reporten bugs en vídeo incluyen instrucciones que puedes pasarle.
Graba una vez, personaliza el principio
No necesitas grabar cinco vídeos nuevos para cada cliente. Divide la serie en dos tipos:
| Grabar para cada cliente | Grabar una vez y reutilizar |
|---|---|
| Bienvenida (nombres, proyecto) | Cómo nos comunicamos |
| Qué necesitamos (sus fechas, su carpeta) | Cómo dar feedback |
| Calendario (sus fechas) | Cómo funciona una ronda de revisión |
En los reutilizables, evita fechas, nombres y cualquier cosa que cambie. Si cambia tu forma de trabajar, vuelve a grabarlos: un vídeo desfasado es peor que ninguno.
Cuando envíes un vídeo reutilizable, añade una línea personal en el mensaje.
Lucía, esta es la versión de 90 segundos de cómo gestionamos el feedback. La primera revisión es el día 12.
https://justrec.app/v/k3f9Qa
Nuestros guiones de vídeo para clientes incluyen un guion completo para el arranque del proyecto, si quieres un punto de partida para la bienvenida.
Dónde guardar los vídeos
El cliente volverá a buscarlos, normalmente justo antes de la primera revisión. Pon los enlaces, cada uno con una descripción de una línea, en el sitio que el cliente ya usa para el proyecto: la carpeta compartida, la herramienta de proyectos o el principio de vuestro hilo de email.
Ten en cuenta cuánto duran tus enlaces: algunas herramientas mantienen los vídeos online hasta que los borras, otras usan enlaces que caducan. Para los vídeos de onboarding reutilizables, guarda el archivo original en un sitio que controles, para poder volver a compartirlo.
Una primera semana sencilla
Día 1
Bienvenida y qué necesitamos de ti
Los dos vídeos, con el checklist por escrito.
Día 2 o 3
El calendario
El vídeo, con las fechas por escrito.
Primera semana
Cómo nos comunicamos y cómo dar feedback
Dos vídeos, o los enlaces a los cinco en un solo mensaje.
Antes de la primera revisión
Un recordatorio sobre el feedback
Una línea, con el enlace al vídeo de feedback.
Prepáralo una vez y te ahorrará muchas explicaciones después. Para ver dónde encaja en el conjunto, lee nuestra guía del vídeo asíncrono con clientes.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un vídeo de onboarding de clientes?
Quién forma el equipo, qué necesitas del cliente y para cuándo, las fechas principales del proyecto, cómo y cuándo os vais a comunicar y cómo debe dar feedback el cliente. Cada tema en su propio vídeo corto.
¿Cuánto debe durar un vídeo de onboarding de clientes?
De uno a dos minutos por vídeo. Una serie de cuatro o cinco vídeos cortos es más fácil de ver y de volver a ver que una grabación de quince minutos.
¿Puedo reutilizar los mismos vídeos de onboarding con todos los clientes?
En gran parte, sí. Las partes sobre cómo trabajas, cómo os comunicáis y cómo funciona el feedback rara vez cambian. Graba la bienvenida y el calendario para cada cliente, porque mencionan nombres y fechas.
¿Los vídeos de onboarding sustituyen a la reunión de arranque?
No siempre. Muchos proyectos siguen ganando con una reunión de arranque en directo para conocer al cliente y resolver dudas. Los vídeos se encargan de la información, así que la reunión puede tratar del proyecto y no de la logística.
