In breve
- Sposta in video i momenti a senso unico con il cliente: revisioni, presentazione dei preventivi, aggiornamenti sul progetto, bug risolti, consegne. Tieni le call per kick-off, brutte notizie e trattative.
- Metti per iscritto quattro regole del team: come si intitolano i video, quanto durano, cosa può comparire sullo schermo e chi li manda.
- Presentalo ai clienti al kick-off, comincia con un video facile e lascia sempre la possibilità di una call.
- Misura senza statistiche di visualizzazione: call fissate, giri di revisione e giorni fino all'approvazione, prima e dopo.
- Il video spiega; la risposta scritta è ciò che fa fede.
Per un’agenzia, usare i video asincroni significa sostituire alcune call e alcune email lunghe con brevi video registrati: revisioni del design, presentazione dei preventivi, aggiornamenti sul progetto, consegne. Il cliente li guarda quando gli fa comodo e risponde per iscritto. Funziona quando tutto il team segue poche regole comuni: quali momenti passano al video, come si intitolano i video, quanto durano, cosa può comparire sullo schermo e chi li manda.
Siamo Nube, un piccolo studio web italiano, e abbiamo creato JustRec per i video che mandiamo ai nostri clienti. Questa guida è il nostro metodo, e funziona con qualsiasi registratore dello schermo.
Cosa cambia quando un’agenzia passa all’asincrono
In una call tra cliente e agenzia raramente ci sono solo due persone. Entra il project manager, entra il designer per spiegare le scelte, a volte entra anche uno sviluppatore nel caso ci sia una domanda tecnica. Tutti si bloccano lo slot, e per metà della call parla una persona mentre gli altri aspettano.
Un video di revisione trasforma tutto questo in una persona che registra pochi minuti, una volta sola. Il cliente lo guarda quando è libero, può riguardare il punto che non ha capito e può inoltrarlo a chi decide davvero. Anche il resto del team può guardarlo, senza collegarsi a niente.
Non vuol dire zero riunioni. Vuol dire che le riunioni che restano sono quelle in cui le persone hanno bisogno di parlarsi. La guida completa ai video asincroni per comunicare con i clienti copre i principi generali; questo articolo parla di come gestirli da agenzia.
Quali momenti con il cliente passano al video
Ripercorri un progetto tipo e classifica ogni momento di contatto. Una regola pratica: se le informazioni vanno soprattutto in una direzione, è un video; se il cliente deve reagire sul momento, è una call.
| Momento | Formato | Come |
|---|---|---|
| Kick-off | Call | Poi un breve video di riepilogo con quello che ti serve dal cliente |
| Proposta o preventivo | Video, poi call se vuole trattare | Spieghi i numeri prima che apra il PDF |
| Revisioni del design | Video | Cosa è cambiato, perché, una decisione alla fine |
| Aggiornamento settimanale | Video o testo | Tre minuti sulla board: fatto, prossimo passo, bloccato |
| Segnalazioni e correzioni di bug | Video | Mostri il bug, poi lo mostri risolto |
| Consegna e formazione | Video | Un’operazione per video, così la ritrova dopo |
| Ritardi, errori, problemi di budget | Call | Riepilogo scritto dopo |
| Workshop strategici | Call | Un video da guardare il giorno prima |
Se hai dubbi su un caso specifico, la nostra guida per decidere tra call e video affronta i casi limite. Per l’aggiornamento settimanale nel dettaglio, leggi sostituire la call di aggiornamento con un video di 3 minuti; per la fine del progetto, consegnare il sito al cliente con un video.
Le quattro regole da mettere per iscritto
Un freelance può improvvisare. Un’agenzia di cinque persone no: il cliente riceve un video intitolato “Registrazione schermo” dal designer e uno da dodici minuti dallo sviluppatore, e il formato comincia a sembrare trascurato. Mettetevi d’accordo su queste quattro regole e scrivetele dove il team può trovarle.
1. I titoli
Usa lo stesso schema per ogni titolo, così il cliente trova il video nella posta e il tuo team lo ritrova in archivio mesi dopo:
Cliente · Progetto o pagina · Cosa · Giro, per esempio “Panificio Rossi · Homepage · Revisione · Giro 2”.
Usa parole semplici. Il cliente non ha bisogno di vedere i vostri codici interni. Nella sua casella di posta appare così:
Ciao Laura, ecco il secondo giro della homepage (circa 4 minuti). Alla fine c’è una domanda: possiamo procedere con lo sviluppo del nuovo menu? Mi basta una risposta in questa email entro giovedì.
https://justrec.app/v/k3f9Qa
2. La durata
Fissa una durata standard per ogni tipo di video e chiedi di dividere quello che va oltre. Durate consigliate:
- Revisioni e approvazioni: da due a cinque minuti, una consegna per video.
- Aggiornamenti sul progetto: circa tre minuti.
- Segnalazioni di bug: meno di due minuti.
- Consegne: un’operazione per video, lungo quanto serve.
Se un video deve trattare più di un argomento, sono due video.
3. La privacy
Ogni registrazione dello schermo può mostrare più di quanto volevi: la posta, il progetto di un altro cliente, il nome di un cliente finale in un pannello di amministrazione. Il GDPR chiede che i dati personali siano «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati» (articolo 5, paragrafo 1, lettera c, «minimizzazione dei dati»), e il modo più semplice per rispettarlo in un video è tenere i dati personali fuori dall’inquadratura.
Regole di privacy per il team
- Quando puoi, registra una finestra o un’area, non tutto lo schermo.
- Chiudi posta, chat e schede di altri clienti prima di registrare.
- Attiva Non disturbare.
- Usa dati di prova invece dei dati reali dei clienti.
- Non mostrare mai password, chiavi API o credenziali di amministrazione. Gli accessi mandali a parte.
- Manda il link alla persona di riferimento, non a una chat di gruppo o a un canale pubblico.
La checklist sulla privacy nella registrazione dello schermo spiega ogni punto e cosa fare quando non puoi evitare i dati reali.
4. Chi manda il video
Decidete chi registra e chi segue il follow-up, perché spesso non sono la stessa persona:
- Chi ha fatto il lavoro lo registra. Sa spiegare le scelte senza appunti.
- Il project manager è nel thread e sollecita la risposta alla data concordata.
- Un thread per cliente. Video, domande e approvazioni nello stesso thread email o nello stesso canale.
La risposta scritta è ciò che fa fede
Aggiungi un’ultima riga alle regole: il video spiega, la risposta decide. Approvazioni, modifiche al perimetro del progetto e date si confermano per iscritto nel thread del cliente. Conta ancora di più se i link dei tuoi video scadono, ed è quello che andrai a cercare quando qualcuno chiederà “ma quando l’avevamo deciso?”.
Come presentare i video asincroni ai clienti
Quasi tutti i clienti sono contenti di fare meno call, ma a nessuno piace un cambio di metodo calato dall’alto. Presentalo con intenzione.
Call di kick-off
Spiega come funzionerà
“Per revisioni e aggiornamenti ti manderemo brevi video da guardare quando ti fa comodo. Tu rispondi nello stesso thread. Se c'è qualcosa di cui parlare, fissiamo una call.”
Il giorno dopo il kick-off
Comincia con qualcosa di facile
Un video di benvenuto di un minuto con i prossimi passi e quello che ti serve dal cliente. Niente in gioco, si guarda in un attimo.
Ogni video successivo
Mantieni la promessa
Breve, con un titolo chiaro, una domanda alla fine, ogni volta.
Quando un cliente lo chiede
Lascia aperta la porta alle call
Di' di sì quando un cliente ne chiede una. L'obiettivo è fare meno call, non zero.
Dopo qualche settimana
Chiedi come si trova
“Il formato video ti sta funzionando?” Alcuni clienti vorranno più testo, altri più call. Adattati cliente per cliente.
Il primo video per un nuovo cliente
Inviato il giorno dopo il kick-off · Circa 1 minuto
Ciao Laura, grazie per la call di ieri. Ti mando un video veloce per spiegarti come lavoreremo da qui in avanti. Quando avremo qualcosa da mostrarti, come il design della homepage la settimana prossima, ti manderemo un breve video come questo, di solito di pochi minuti, con una domanda alla fine.
Puoi guardarlo quando ti fa comodo e rispondere in questa email. Se c’è qualcosa di cui è meglio parlare, dimmelo e fissiamo una call. Per adesso ci serve solo una cosa: i file del logo e le linee guida del brand, entro venerdì se riesci.
Per la domanda di chiusura nei video di revisione, leggi come ottenere prima l’approvazione del cliente con un video.
Misurare i risultati senza statistiche di visualizzazione
Per capire se i video asincroni funzionano non ti serve sapere chi ha guardato quale video e per quanto. Misura quello che la tua agenzia registra già, su qualche progetto prima e dopo:
| Cosa confrontare | Dove trovarlo |
|---|---|
| Call con il cliente fissate per progetto al mese | Il tuo calendario |
| Giri di revisione per consegna | Il tuo strumento di gestione progetti o il thread del cliente |
| Giorni lavorativi dall’invio di una revisione all’approvazione | Le date nel thread del cliente |
| Richieste del tipo “possiamo sentirci un attimo per spiegare?” | Il thread del cliente |
| Ore del team passate in call con i clienti | Il tuo time tracking |
Confronta qualche progetto di dimensioni simili, prima e dopo il cambio.
Consideralo un controllo di buon senso, non uno studio: i progetti sono diversi, e una manciata di progetti non ti darà numeri certi. Se call e giri di revisione diminuiscono e i clienti non si lamentano, funziona. Se un cliente continua a chiedere call, cambia formato per quel cliente. La risposta stessa ti dice che il video è stato guardato.
Cosa deve fare lo strumento
Nel lavoro d’agenzia il registratore conta meno della routine, ma alcune cose la rendono più semplice: un link pronto appena interrompi la registrazione, clienti che possono guardare senza creare un account, sottotitoli per guardare senza audio e link che non restano online per sempre.
Trovi i dettagli nella nostra pagina per le agenzie. JustRec non è ancora uscito: entra in lista d’attesa per ricevere una sola email al lancio, con il prezzo di lancio.
Comincia con una policy di una pagina
Non ti serve un manuale. Una sola pagina con la tabella dei momenti, le quattro regole e la frase per il kick-off basta per un team da due a quindici persone. Ne abbiamo scritta una che puoi copiare e adattare: il modello di policy di comunicazione asincrona per agenzie.
Provala prima su un progetto, con un cliente che conosci bene. Se lì funziona, diventa il vostro modo di lavorare.
Fonti
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), articolo 5, paragrafo 1, lettera c): minimizzazione dei dati, EUR-Lex, verificato a novembre 2026.
Domande frequenti
Cosa sono i video asincroni per un'agenzia?
Significa sostituire alcune call e alcune email lunghe con brevi video registrati che il cliente guarda quando gli fa comodo, come revisioni del design, aggiornamenti sul progetto e consegne. Il cliente risponde per iscritto, e le call restano per le conversazioni che ne hanno bisogno.
Quali riunioni con il cliente può sostituire un'agenzia con un video?
Soprattutto quelle a senso unico: revisioni del design, aggiornamenti settimanali, presentazione dei preventivi, resoconti dei bug risolti e formazione alla consegna. Kick-off, brutte notizie, trattative e workshop funzionano ancora meglio dal vivo.
Come presento gli aggiornamenti in video ai clienti?
Spiega al kick-off come funzionerà, manda un primo video breve su qualcosa di semplice e chiarisci che possono sempre chiedere una call. Dopo qualche settimana, chiedi come si trovano.
Come fa un'agenzia a capire se i video asincroni funzionano?
Confronta qualche progetto prima e dopo: quante call sono state fissate, quanti giri di revisione ha richiesto ogni consegna e quanti giorni sono passati dall'invio di una revisione all'approvazione. Per nessuna di queste servono statistiche di visualizzazione.
Chi, in agenzia, dovrebbe registrare i video per i clienti?
Di solito chi ha fatto il lavoro, perché sa spiegare le scelte. Il project manager deve essere nel thread e occuparsi del follow-up, così le approvazioni non dipendono da chi ha registrato.
