In breve
- Manda il video prima del PDF, così il cliente sente il tuo ragionamento prima di leggere il totale da solo.
- Segui un ordine preciso: il problema, cosa è incluso, le opzioni, come sei arrivato ai numeri, cosa non è incluso, il passo successivo.
- Rispondi nel video alle obiezioni prevedibili sul prezzo: cosa fa salire il costo, cosa lascerebbe fuori un'opzione più leggera.
- Resta tra i tre e i cinque minuti, con il tuo volto in camera: un preventivo è una richiesta di fiducia.
- Non trattare in video. Se il cliente contesta il prezzo, fate una call.
Per presentare un preventivo al cliente, registra un video da tre a cinque minuti e mandalo prima del PDF, o insieme. Segui un ordine preciso: il problema che risolvi, cosa è incluso, le opzioni, come sei arrivato ai numeri, cosa non è incluso e il passo successivo. Il cliente sente il tuo ragionamento prima di leggere il totale da solo, che è il momento in cui si perde la maggior parte dei preventivi.
Qui sotto: perché l’ordine conta, come gestire le obiezioni sul prezzo prima che vengano sollevate, uno script di esempio e quando è meglio alzare il telefono.
Perché mandare il video prima del PDF
Un preventivo in PDF si legge dal fondo. La maggior parte dei clienti scorre dritta al totale, reagisce, e solo dopo torna su a vedere cosa è incluso, sempre che ci torni. Tutto quello che hai scritto per giustificare la cifra arriva dopo il giudizio.
Un breve video cambia l’ordine. Il cliente ti vede, sente il problema con le sue parole e capisce il perimetro del lavoro prima di vedere il prezzo. In più:
- passa il tono. “Questa è la versione completa; se il budget è più stretto, eccone una più leggera” detto a voce suona molto diverso che in una tabella;
- si inoltra. Il tuo referente può girarlo al socio o al consiglio che decide, con la tua spiegazione intatta;
- mostra attenzione. Un preventivo accompagnato da due minuti personali della persona che farà il lavoro si distingue dagli altri tre PDF nella casella di posta.
Quando il video del preventivo funziona, e quando chiamare
Il video funziona meglio quando c’è già una conversazione in corso: avete fatto la call conoscitiva, conosci il problema e il preventivo è la tua risposta. Funziona male come sostituto di quella prima call.
| Situazione | Cosa fare |
|---|---|
| Avete fatto la call conoscitiva, ora mandi il preventivo | Video più PDF |
| Un piccolo preventivo aggiuntivo per un cliente che hai già | Video più PDF, o solo un’email breve |
| Un primo contatto chiede un prezzo senza nessuna call | Prima una breve call, poi il preventivo |
| Il cliente ha risposto che il prezzo è troppo alto | Call |
| Un progetto grande e complesso con più persone che decidono | Presentalo dal vivo, poi manda il video come riepilogo |
Una trattativa è una conversazione, non una trasmissione. Parliamo dei casi in cui un video fa più danni che altro in quando non mandare un video a un cliente.
Come strutturare il video di un preventivo
- Il problema. Una o due frasi, con le parole che il cliente ha usato nella call conoscitiva. “Ci hai detto che le persone trovano il sito ma non prenotano, e a te servono le prenotazioni.”
- Cosa è incluso. I blocchi di lavoro principali, non ogni riga. Mostra il preventivo sullo schermo e indica ogni blocco mentre lo nomini.
- Le opzioni. Se ne proponi più di una, di’ in parole semplici cosa cambia tra l’una e l’altra, quale consiglieresti e perché.
- Come sei arrivato ai numeri. Le voci più grandi e cosa le fa crescere: numero di pagine, integrazioni, contenuti da scrivere. È la parte che risponde a “perché così tanto?”.
- Cosa non è incluso. Hosting, testi, foto, manutenzione continuativa, qualunque cosa sia. Dirlo adesso evita la sorpresa peggiore più avanti.
- Il passo successivo. Cosa succede se dice sì, ed entro quando ti serve una risposta per rispettare le date. Poi fermati.
Tieni il PDF sullo schermo per quasi tutto il video, posizionato sulla parte di cui stai parlando. Non leggere la tabella riga per riga: quello il cliente sa farlo da solo. Il tuo lavoro è dire quello che la tabella non dice.
Anticipare le obiezioni sul prezzo
Ogni preventivo solleva le stesse poche domande. Rispondere dentro il video vuol dire che il cliente non deve chiederle, e tu rispondi con calma invece che sulla difensiva.
- “Perché così tanto?” Indica le una o due voci che pesano sul totale e spiega perché ci sono. Spesso la maggior parte del prezzo sta in poche voci, e spiegare quelle basta.
- “Si può fare spendendo meno?” Mostra l’opzione più leggera, se ce l’hai, e di’ chiaramente cosa lascia fuori. “La versione leggera non ha l’integrazione con le prenotazioni: le persone continuerebbero a prenotare per telefono, come oggi.”
- “E se poi ci serve altro?” Spiega come gestisci il lavoro extra: una tariffa, una richiesta di modifica, una seconda fase.
- “È il prezzo definitivo?” Di’ cosa potrebbe cambiarlo, come più pagine o contenuti in ritardo, e come lo comunicherai prima che succeda.
Due cose da non fare: non scusarti per la cifra e non offrire sconti nel video. Tutte e due fanno pensare che il prezzo non fosse vero. Se il cliente vuole parlare di budget, la call serve a questo.
Per le voci tecniche che i clienti spesso non capiscono, come una migrazione o un’integrazione via API, la nostra guida per spiegare le scelte tecniche a clienti non tecnici mostra come tradurle in termini di business.
Uno script di esempio
Ecco uno script per un tipico preventivo di un sito. Adatta i dettagli, tieni l’ordine.
Presentare al cliente il preventivo di un sito
Mandato dopo la call conoscitiva, insieme al PDF · Circa 4 minuti
Ciao Paolo, ecco il preventivo per il nuovo sito, come promesso dopo la call di giovedì. Te lo spiego in circa quattro minuti; il PDF è allegato alla stessa email.
Ci avevi detto che le persone trovano il ristorante online ma non prenotano, e che perdi le serate al telefono. Quindi tutto il progetto ruota intorno alle prenotazioni online.
Cosa è incluso: il design di sei pagine, il sistema di prenotazione collegato al tuo calendario e il menu portato dal PDF al sito, così si legge bene dal telefono. Eccoli qui nel preventivo.
Le opzioni sono due. Quella completa comprende il sistema di prenotazione. Quella più leggera no: le persone continuerebbero a chiamare per prenotare, ma avresti il nuovo design e il menu online. Noi consigliamo quella completa, perché le prenotazioni sono il problema per cui sei venuto da noi.
La maggior parte del prezzo sta in due voci: l’integrazione delle prenotazioni e il menu, perché cambia a ogni stagione e lo stiamo impostando in modo che possiate aggiornarlo da soli.
Non sono inclusi: le foto, l’hosting, che ti quotiamo a parte e attiviamo a tuo nome, e i testi oltre al menu, che ci hai detto di voler scrivere voi.
Se ti va bene, possiamo partire il primo del mese e avere il sito online prima della stagione estiva. Un sì o un no entro venerdì prossimo ci permette di tenere queste date. E se preferisci parlarne a voce, rispondimi e troviamo venti minuti.
Trovi altri script per le situazioni più comuni con i clienti in cosa dire in un video al cliente.
Consigli per registrare il video di un preventivo
- Accendi la webcam. Un preventivo è una richiesta di fiducia, e un volto aiuta. Basta una piccola bolla in un angolo; i nostri consigli su luce e inquadratura per la webcam si applicano in cinque minuti.
- Prepara il preventivo sullo schermo, aperto alla prima pagina, con uno zoom a cui i numeri si leggono anche dal telefono.
- Usa le parole del cliente della call conoscitiva. Dimostra che hai ascoltato.
- Resta sotto i cinque minuti. Se ti serve di più, probabilmente il preventivo cerca di fare troppe cose insieme.
- Registralo di nuovo se la prima ripresa era dispersiva. Per un preventivo, la seconda ripresa spesso è molto più asciutta, e vale i minuti in più.
Invio e follow-up
Nel messaggio metti prima il link al video, poi il PDF, e la domanda per iscritto:
Ciao Paolo, ecco un video di 4 minuti in cui ti spiego il preventivo, e il PDF da tenere come riferimento. L’unica cosa che mi serve: un sì o un no entro venerdì prossimo, così teniamo la data di inizio.
https://justrec.app/v/k3f9Qa
Poi lascia lavorare le date:
Giorno 0
Prima il video, poi il PDF
La domanda e la scadenza per iscritto, nello stesso messaggio.
Dopo 2–3 giorni lavorativi
Sollecita per iscritto, con la stessa domanda
Non chiedere di riguardare il video.
Alla scadenza
Sì, no, oppure una call
Se la risposta riguarda il prezzo, passa a una call invece di mandare un secondo video.
- Aspettati una richiesta di call per i preventivi più grandi. È un buon segno, non un fallimento del video.
- Fai attenzione a quanto dura il link. A volte i clienti riguardano un preventivo poco prima di decidere, o lo inoltrano una settimana dopo. Per i preventivi, un link che resta attivo circa due settimane è un minimo ragionevole; se il tuo scade prima, tieniti pronto a mandarlo di nuovo.
Quanto ci mettono i clienti a decidere dipende da più cose del video. La nostra guida per ottenere prima l’approvazione del cliente copre il resto: una domanda, una data e cosa succede di default.
Per i freelance il video del preventivo è spesso il più utile in assoluto, perché non c’è un account che presenti i numeri al posto loro. Ne parliamo nella pagina JustRec per i freelance e nella nostra guida ai video asincroni per comunicare con i clienti.
Domande frequenti
Meglio mandare un preventivo in video o via email?
Tutti e due, in quest'ordine. Manda un breve video che spiega il preventivo, con il PDF allegato o linkato nello stesso messaggio, così il cliente guarda prima la tua spiegazione e tiene il documento come riferimento.
Quanto deve durare il video di un preventivo?
Dai tre ai cinque minuti per la maggior parte dei progetti. Abbastanza per spiegare il perimetro del lavoro e i numeri, abbastanza poco perché il cliente lo guardi prima di aprire il PDF.
Come spiego un prezzo alto a un cliente?
Collega il prezzo al problema che risolve, mostra cosa fa salire il costo e proponi un'opzione più leggera dicendo cosa lascia fuori. Non scusarti per la cifra e non fare sconti nel video.
E se il cliente dice che il preventivo è troppo caro?
Fate una call. Una trattativa sul prezzo richiede un botta e risposta, e un secondo video che difende la cifra di solito peggiora le cose. Chiedi che budget aveva in mente e cosa conta di più, poi adatta il perimetro del lavoro, non la tariffa.
