Em resumo
- Envie o vídeo antes do PDF, para o cliente ouvir o seu raciocínio antes de ler o total sozinho.
- Siga uma só ordem: o problema, o que está incluído, as opções, como chegou aos números, o que não está incluído, o próximo passo.
- Responda dentro do vídeo às objeções óbvias ao preço: o que pesa no custo, o que uma opção mais pequena deixaria de fora.
- Fique pelos três a cinco minutos, com a cara na câmara: um orçamento é um pedido de confiança.
- Não negoceie por vídeo. Se o cliente contestar o preço, faça uma reunião.
Para apresentar um orçamento ao cliente, grave um vídeo de três a cinco minutos e envie-o antes do PDF, ou junto com ele. Percorra-o por uma ordem fixa: o problema que está a resolver, o que está incluído, as opções, como chegou aos números, o que não está incluído e o próximo passo. O cliente ouve o seu raciocínio antes de ler o total sozinho, que é onde se perde a maior parte dos orçamentos.
A seguir: porque é que a ordem importa, como tratar as objeções ao preço antes de surgirem, um guião de exemplo e quando deve pegar no telefone em vez de gravar.
Porquê enviar o vídeo antes do PDF
Um orçamento em PDF lê-se de baixo para cima. A maioria dos clientes vai diretamente ao total, reage a ele e só depois volta atrás para ver o que está incluído, se voltar. Tudo o que escreveu para justificar o valor chega depois do veredicto.
Um vídeo curto muda a ordem. O cliente vê-o, ouve o problema nas palavras dele e percebe o âmbito antes de ver o preço. Além disso:
- transmite o tom. «Esta é a versão completa; aqui está uma mais leve, se o orçamento for mais apertado» soa muito diferente dito em voz alta do que numa tabela;
- passa de mão em mão. O seu contacto pode reencaminhá-lo ao sócio ou à administração que decide, com a sua explicação intacta;
- mostra cuidado. Um orçamento que vem com dois minutos pessoais da pessoa que vai fazer o trabalho destaca-se dos outros três PDF na caixa de entrada.
Quando funciona um vídeo de orçamento, e quando ligar
O vídeo funciona melhor quando já há uma conversa: já fez a reunião inicial de levantamento, conhece o problema, e o orçamento é a sua resposta. Funciona mal como substituto dessa primeira reunião.
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Já fez a reunião inicial e agora envia o orçamento | Vídeo mais PDF |
| Um pequeno orçamento adicional para um cliente atual | Vídeo mais PDF, ou só um email curto |
| Um primeiro contacto pede um preço sem reunião | Primeiro uma chamada curta, depois o orçamento |
| O cliente respondeu que o preço é demasiado alto | Reunião |
| Um projeto grande e complexo, com vários decisores | Apresente ao vivo e envie o vídeo depois, como resumo |
Uma negociação é uma conversa, não uma emissão. Tratamos os casos em que um vídeo faz mais mal do que bem em quando não deve enviar um vídeo a um cliente.
Como estruturar um vídeo de orçamento
- O problema. Uma ou duas frases, com as palavras que o cliente usou na reunião inicial. «Disse-nos que as pessoas encontram o site mas não reservam, e que são as reservas que lhe interessam.»
- O que está incluído. Os grandes blocos de trabalho, não cada linha. Mostre o orçamento no ecrã e aponte para cada bloco à medida que o refere.
- As opções. Se oferece mais de uma, diga em termos simples o que as distingue, qual recomenda e porquê.
- Como chegou aos números. As maiores rubricas e o que as faz pesar: número de páginas, integrações, conteúdos que vai escrever. É esta a parte que responde ao «porquê tanto?».
- O que não está incluído. Alojamento, textos, fotografias, manutenção contínua, seja o que for. Dizê-lo agora evita o pior tipo de surpresa mais tarde.
- O próximo passo. O que acontece se disserem que sim, e até quando precisa de uma resposta para manter as datas. Depois pare.
Mantenha o PDF no ecrã durante a maior parte do vídeo, posicionado na parte de que está a falar. Não leia a tabela linha a linha: isso o cliente faz sozinho. O seu trabalho é dizer o que a tabela não diz.
Antecipar as objeções ao preço
Todos os orçamentos levantam as mesmas poucas perguntas. Responder-lhes dentro do vídeo poupa o cliente de as fazer, e responde-lhes com calma em vez de à defesa.
- «Porquê tanto?» Aponte para a linha ou as duas linhas que pesam no total e diga porque estão lá. Muitas vezes a maior parte do preço está em poucas rubricas, e explicar essas chega.
- «Dá para fazer por menos?» Mostre a opção mais pequena, se a tiver, e diga claramente o que fica de fora. «A versão mais leve dispensa a integração das reservas: as pessoas continuariam a reservar por telefone, como hoje.»
- «E se precisarmos de mais coisas depois?» Diga como trata o trabalho extra: um preço por hora, um pedido de alteração, uma segunda fase.
- «Este é o preço final?» Diga o que o pode alterar, como mais páginas ou conteúdos atrasados, e como os vai avisar antes de acontecer.
Duas coisas a não fazer: não peça desculpa pelo valor e não ofereça desconto no vídeo. Ambas dão a entender que o preço não era a sério. Se o cliente quiser falar do orçamento disponível, é para isso que serve a reunião.
Para rubricas técnicas que os clientes muitas vezes não percebem, como uma migração ou uma integração por API, o nosso guia sobre como explicar decisões técnicas a clientes não técnicos mostra como as pôr em termos de negócio.
Um guião de exemplo
Aqui fica um guião para um orçamento típico de um site. Adapte os pormenores; mantenha a ordem.
Apresentar ao cliente o orçamento de um site
Enviado depois da reunião inicial, com o PDF · Cerca de 4 minutos
Olá Paulo, este é o orçamento para o novo site, como prometido depois da reunião de quinta-feira. Vou percorrê-lo em cerca de quatro minutos; o PDF vai em anexo no mesmo email.
Disse-nos que as pessoas encontram o restaurante online mas não reservam, e que perde noites ao telefone. Por isso, o projeto inteiro está pensado à volta da reserva online.
O que está incluído: o design de seis páginas, o sistema de reservas ligado à sua agenda e a passagem do menu do PDF para o site, para se ler bem no telemóvel. Estão aqui, no orçamento.
Há duas opções. A completa inclui o sistema de reservas. A mais leve não: as pessoas continuariam a ligar para reservar, mas ficava com o novo design e o menu online. Recomendamos a completa, porque as reservas são o problema que nos trouxe.
A maior parte do preço está em duas linhas: a integração das reservas e o menu, porque muda todas as estações e estamos a prepará-lo para o poderem atualizar vocês mesmos.
Não está incluído: as fotografias, o alojamento, que orçamentamos à parte e configuramos em seu nome, e os textos além do menu, que disse que ia escrever.
Se quiser avançar, podemos começar no dia 1 e ter o site online antes da época de verão. Um sim ou não até à próxima sexta-feira mantém essas datas. E se preferir falar sobre isto, responda e arranjamos vinte minutos.
Há mais guiões para situações comuns com clientes em o que dizer num vídeo para clientes.
Dicas de gravação para vídeos de orçamento
- Ligue a câmara. Um orçamento é um pedido de confiança, e uma cara ajuda. Basta uma pequena bolha num canto; as nossas dicas de iluminação e enquadramento para a bolha da câmara aplicam-se em cinco minutos.
- Prepare o orçamento no ecrã, aberto na primeira página, com um zoom em que os números se leiam num telemóvel.
- Use as palavras do cliente da reunião inicial. Mostra que o ouviu.
- Fique abaixo dos cinco minutos. Se precisa de mais, o orçamento provavelmente está a tentar fazer demasiado de uma vez.
- Grave outra vez se a primeira versão se dispersou. Num orçamento, a segunda versão sai muitas vezes muito mais enxuta, e vale os poucos minutos a mais.
Enviar e fazer o seguimento
Ponha o link do vídeo em primeiro lugar na mensagem, o PDF em segundo e a pergunta por escrito:
Olá Paulo, aqui fica um vídeo de 4 minutos a explicar o orçamento, e o PDF para consulta. A única coisa de que preciso: um sim ou não até à próxima sexta-feira, para mantermos a data de início.
https://justrec.app/v/k3f9Qa
Depois, deixe as datas fazer o trabalho:
Dia 0
Primeiro o vídeo, depois o PDF
A pergunta e o prazo por escrito, na mesma mensagem.
Ao fim de 2–3 dias úteis
Relembre por escrito, com a mesma pergunta
Não peça ao cliente para voltar a ver.
No prazo
Sim, não, ou uma reunião
Se a resposta for sobre o preço, passe para uma reunião em vez de um segundo vídeo.
- Conte com um pedido de reunião nos orçamentos maiores. É bom sinal, não uma falha do vídeo.
- Atenção à duração do link. Às vezes os clientes voltam a ver um orçamento mesmo antes de decidir, ou reencaminham-no uma semana depois. Um link que fique ativo cerca de duas semanas é um mínimo sensato para orçamentos; se o seu expirar antes, esteja pronto para o voltar a enviar.
A rapidez com que os clientes decidem depende de mais do que o vídeo. O nosso guia sobre como obter a aprovação do cliente mais depressa cobre o resto: uma pergunta, uma data e uma opção por defeito.
Para os freelancers, o vídeo de orçamento é muitas vezes o mais útil de todos, porque não há um gestor de conta para apresentar os números por si. Mais sobre isso em JustRec para freelancers e no nosso guia de comunicação assíncrona com clientes por vídeo.
Perguntas frequentes
Devo enviar um orçamento por vídeo ou por email?
Os dois, por esta ordem. Envie um vídeo curto a explicar o orçamento, com o PDF em anexo ou num link na mesma mensagem, para o cliente ver primeiro a sua explicação e ficar com o documento para consulta.
Quanto deve durar um vídeo de apresentação de orçamento?
Três a cinco minutos na maioria dos projetos. O suficiente para explicar o âmbito e os números, e curto o bastante para o cliente o ver antes de abrir o PDF.
Como explico um preço alto a um cliente?
Ligue o preço ao problema que resolve, mostre o que pesa no custo e ofereça uma opção mais pequena, dizendo o que fica de fora. Não peça desculpa pelo valor nem faça desconto no vídeo.
E se o cliente disser que o orçamento é demasiado caro?
Faça uma reunião. Negociar o preço pede conversa nos dois sentidos, e um segundo vídeo a defender o valor costuma piorar as coisas. Pergunte que orçamento tinham em mente e o que é mais importante, e ajuste o âmbito, não o preço por hora.
