Em resumo
- Uma apresentação gravada deixa-o explicar o design antes de o cliente reagir, que é também o que faz uma boa apresentação ao vivo.
- Parta do objetivo do cliente, mostre o design inteiro uma vez e depois percorra duas ou três decisões e a razão de cada uma.
- Nas rondas de revisão, diga o que mudou, mostre o antes e o depois e refira o que deixou igual de propósito.
- A primeira reação acontece sem si, por isso convide o cliente a pensar com calma e a responder em função dos objetivos, e não só do gosto pessoal.
- Apresente ao vivo quando o projeto é novo, quando muito está em jogo ou quando o feedback ficou negativo.
Para apresentar um design ao cliente sem reunião, grave um vídeo curto que faça o que faz uma boa apresentação: recordar ao cliente o objetivo, mostrar o design inteiro uma vez, percorrer as duas ou três decisões que importam e porque as tomou, e terminar com uma pergunta clara. O cliente vê-o quando tem tempo, com a sua explicação nos ouvidos antes da primeira reação.
Funciona especialmente bem nas rondas de revisão, em que a pergunta é «o que mudou, e agora está bem?». A seguir: como contar a história de um design em vídeo, como apresentar a segunda ronda, como gerir a primeira reação quando não está na sala e quando apresentar antes ao vivo.
Porquê apresentar em vídeo
A alternativa habitual é enviar um PDF ou um link para o ficheiro do design com um email curto. O cliente abre-o no telemóvel, passa à frente das partes de que mais se orgulhava e reage ao que lhe salta primeiro à vista. O raciocínio por trás do design nunca lhe chega.
Um vídeo resolve isso sem precisar de um horário na agenda:
- A sua explicação chega com o design, e não numa reunião uma semana depois.
- O cliente pode voltar a vê-lo e mostrá-lo a um sócio ou a um chefe que não esteve envolvido.
- Apresenta no seu melhor. Pode gravar quando está concentrado e repetir se se enganou.
Antes de gravar: decida a história
Uma apresentação de design é um argumento curto. Decida-o antes de carregar em gravar, em quatro linhas:
- O objetivo. O que o cliente pediu, nas palavras dele. «Mais pessoas a reservar mesa a partir da homepage.»
- A ideia principal. A coisa que o design faz para chegar a esse objetivo. «O botão de reserva é a primeira coisa que se vê, em todas as páginas.»
- Duas ou três decisões. Cada uma com a sua razão, ligada ao objetivo.
- A pergunta. O que precisa para avançar.
Se não consegue preencher a segunda linha, o design não está pronto para apresentar, nem em vídeo nem de outra forma.
Como estruturar a apresentação
- Recorde o briefing numa frase. Volta a centrar a conversa no objetivo, e não no gosto.
- Mostre o design inteiro uma vez, sem comentários. Desça a página toda devagar. O cliente tem a primeira impressão que teria de qualquer forma, mas consigo presente.
- Volte atrás e percorra as decisões. Duas ou três, de cima para baixo. Para cada uma: o que é, porquê e como serve o objetivo.
- Diga o que não é definitivo. Fotografias provisórias, textos de exemplo, tudo aquilo a que o cliente ainda não deve reagir.
- Faça uma pergunta e pare. «Esta direção funciona para si? Se sim, a seguir desenhamos as páginas interiores.»
Primeira apresentação de design
Apresentar o conceito da homepage · Cerca de 4 minutos
Olá Inês, aqui está o primeiro design da nova homepage. Disse-nos que o objetivo é ter mais reservas de mesa, por isso tudo aqui parte daí. Vou descer a página uma vez e depois explico as escolhas principais.
Três decisões. O botão de reserva está no cabeçalho em todas as páginas e fica lá quando se desce. O menu está na homepage, e não atrás de um link, porque é isso que as pessoas procuram antes de reservar. E as fotografias são da sala, e não dos pratos, para as pessoas verem onde se vão sentar.
As fotografias e os textos são provisórios, por isso não se preocupe com eles.
A minha pergunta: esta direção funciona para si? Se sim, na próxima semana passamos às páginas do menu e dos contactos.
A nossa coleção de guiões para vídeos de clientes tem mais aberturas e fechos que pode adaptar.
Rondas de revisão: apresentar a segunda ronda
As rondas de revisão são onde o vídeo brilha. O cliente já conhece o design; precisa de um relato preciso do que mudou.
- Diga o número da ronda. «Homepage, segunda ronda» no título e na primeira frase. Evita que as rondas se confundam.
- Liste logo as alterações. «Quatro alterações a partir das suas notas.» Depois percorra-as por essa ordem.
- Ligue cada alteração ao pedido. «Disse que o cabeçalho parecia cheio, por isso passámos o número de telefone para o menu.»
- Diga o que não mudou, e porquê. Se o cliente pediu algo que desaconselha, diga-o aqui, com simpatia e com a razão. O silêncio parece esquecimento.
- Termine com uma pergunta mais estreita do que na primeira ronda. Na segunda ronda está a aprovar pormenores, não uma direção.
A mensagem com o link deve ter a mesma estrutura em três linhas:
Olá Inês, aqui está a segunda ronda da homepage: quatro alterações a partir das suas notas, pouco menos de 3 minutos. Há uma coisa que deixei como estava, a galeria de fotografias, e explico porquê no fim.
Pode confirmar o novo cabeçalho até quinta-feira?
https://justrec.app/v/k3f9Qa
Mostrar o antes e o depois
Nas alterações pequenas, o antes e depois é a explicação mais clara que existe.
- Mantenha as duas versões abertas em duas janelas ou dois separadores, com o mesmo zoom e a mesma posição na página, e alterne entre elas.
- Mostre a versão antiga durante dois ou três segundos e depois a nova. Diga para onde olhar antes de mudar.
- Nas alterações de layout no telemóvel, compare na largura de telemóvel, onde as diferenças se veem melhor.
Se apresenta a partir de uma ferramenta de design, gravar um protótipo do Figma com uma demonstração guiada mostra como apresentar o protótipo em vez do editor. Para o tipo de revisão detalhada, ponto a ponto, veja como dar feedback de design por vídeo.
Gerir a primeira reação à distância
Numa reunião, vê a cara do cliente quando o design aparece e pode responder no momento. Em vídeo, a primeira reação acontece sem si. Isso é menos problemático do que parece, e às vezes até ajuda.
- Convide-o a ver com tempo. «Veja quando tiver um momento mais calmo e, se quiser, pense nisso com calma até amanhã.» As primeiras reações a um design novo são muitas vezes sobre a surpresa da mudança; um dia depois são sobre o design.
- Peça-lhe que responda em função do objetivo. «Acha que isto vai levar mais pessoas a reservar?» afasta a resposta do «não adoro o verde».
- Peça a reação por palavras dele. Um email de uma linha ou uma mensagem de voz servem. Não faça da resposta uma tarefa.
- Se a resposta for negativa, não grave uma defesa. Faça uma ou duas perguntas por escrito para perceber o que não está a funcionar. Se a distância for grande, sugira uma reunião curta.
Num primeiro conceito, os dois primeiros pontos vão diretamente para a mensagem:
Olá Inês, aqui está o primeiro design da nova homepage, cerca de 4 minutos. Veja quando tiver um momento mais calmo e, se quiser, pense nisso até amanhã.
Quando responder, a pergunta que mais importa: acha que isto vai levar mais pessoas a reservar mesa?
https://justrec.app/v/k3f9Qa
Esse último ponto importa. Um vídeo longo a explicar porque é que o cliente está errado é a forma mais rápida de transformar feedback num conflito. O nosso guia sobre quando não deve enviar um vídeo a um cliente trata destes momentos.
Quando uma apresentação ao vivo continua a ser melhor
O vídeo não substitui todas as apresentações. Use isto como orientação:
| Situação | Vídeo | Ao vivo |
|---|---|---|
| Ronda de revisão de um design conhecido | ✓ | ✗ não é preciso |
| Pequena alteração confirmada numa página | ✓ | ✗ não é preciso |
| Primeiro conceito para um cliente com quem já trabalhou | ✓ | ✗ não é preciso |
| Primeiro conceito para um cliente totalmente novo | ✗ | ✓ é aqui que se cria confiança |
| Um grande rebranding com vários decisores | ~ envie primeiro, depois reunião | ✓ |
| O feedback ficou negativo ou tenso | ✗ | ✓ o cliente precisa de ser ouvido |
Um meio-termo comum: envie primeiro o vídeo e faça uma reunião curta dois dias depois para o discutir. A reunião fica mais curta e melhor, porque todos já viram o design. Para uma regra simples para todas as conversas com clientes, veja reunião ou vídeo.
Para os freelancers que apresentam sozinhos, sem uma equipa na sala, esta forma de trabalhar é uma grande parte do que mostramos em JustRec para freelancers. E para a visão completa de que conversas com clientes funcionam em vídeo, leia o nosso guia de comunicação assíncrona com clientes por vídeo.
Perguntas frequentes
É possível apresentar um design ao cliente sem reunião?
Sim. Grave um vídeo curto do design com a sua voz, explique o objetivo e as principais decisões e termine com uma pergunta clara. Muitos clientes preferem assim, porque podem ver quando têm tempo e partilhar com quem mais tiver de aprovar.
Quanto deve durar um vídeo de apresentação de design?
Três a seis minutos para uma primeira apresentação, dois a quatro para uma ronda de revisão. Se for mais longo, divida-o por página ou por tema.
E se o cliente não gostar do design?
Não responda com outro vídeo longo. Faça uma ou duas perguntas por escrito para perceber o que não está a funcionar face aos objetivos e, se a distância for grande, sugira uma reunião curta.
A primeira apresentação de design deve ser ao vivo?
Com um cliente novo ou num projeto grande, muitas vezes sim: a primeira apresentação é onde se cria confiança, e convém ver a reação. As rondas seguintes costumam funcionar bem em vídeo.
